第一章 总 则

第一条为了进一步规范学校档案工作，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合我校档案工作实际，制定本办法。

第二条学校在不同历史时期的教学、科研、管理及其他各项活动中直接形成的，对学校和社会具有史料和研究价值，有参考或凭证作用的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属学校档案。

第三条学校档案必须实行集中统一管理。在管理过程中，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第四条学校实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”（纳入学校发展规划和工作计划、纳入学校管理制度、纳入有关人员的职责范围）、“四同步”（在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）。

第五条学校档案工作要实行科学管理，采用先进技术，与学校的数字化校园建设同步发展，积极开发档案信息资源，为满足学校和社会的需要提供优质服务。

第二章 管理体制及基本任务

第六条学校设立综合档案馆。在分管校领导和上级业务主管部门的领导下，统一负责全校的档案工作，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调，对各单位档案管理工作进行监督和指导，同时负责保存和提供利用档案。具备条件的单位，经主管档案工作校领导批准后，可在校档案馆的指导下建立档案分室。档案分室受档案馆及主管业务部门的双重领导。

第七条学校档案馆的基本任务和职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校的档案工作；

（二）制订学校档案工作规章制度，并负责监督、指导、检查相关工作的执行情况；

（三）负责收（征）集、整理、分类、鉴定、保管、销毁、统计全校各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开发和利用工作，主动为学校的教学、科研及各项管理工作服务；

（五）参与信息工作的整体化建设；负责编研档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动；

（七）负责学校专（兼）职档案工作人员业务培训与指导；

（八）开展档案利用和宣传工作；

（九）完成领导布置的其他工作。

第八条学校各部门、单位须指定一位负责人分管本单位档案工作，并根据需要配备1-2名兼职档案工作人员。

第三章 档案工作人员

第九条学校档案工作人员要认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识，掌握相关业务技能。

第十条学校专职档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数及人员聘任由学校根据实际情况确定。

第十一条学校档案工作人员属档案专业技术人员，按学校相关人事聘任制度，实行专业技术职务聘任制。

第十二条学校档案馆工作人员及各部门、单位兼职档案员调离时，要严格履行档案交接手续，交接手续完备，方可离岗。

第四章 经费、库房和设备

第十三条学校根据档案工作发展的需要，按年度安排预算经费。

第十四条根据档案工作规划、档案馆建筑设计规范和设备的要求，加强档案库房及设备的建设与完善。

第五章 档案的收集和归档

第十五条各部门、单位要安排专门工作人员按工作程序负责本单位文件材料的形成、积累。工作结束时整理、立卷，并按归档要求，经本单位负责人审查合格后归档。

第十六条对于个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各类载体的文件材料，必须按规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。

第十七条学校档案馆要定期开展征（收）集活动，向国内外征集与学校有关的各类文件材料和资料。

第十八条学校对科研成果、产品定型研制、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目等等进行鉴定、验收时，相关档案工作人员需同时参加。

第十九条文件材料的归档范围分为十四类。具体包含：党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类、声像类、人事类（含教工和学生）、实物类和国防学科建设项目（简称“固投项目”）类。

第二十条归档要求

（一）实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各处级单位均为立卷单位。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理、组卷，并编写页号和卷号，填写卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限。

（二）归档的文件材料必须使用打印机打印，对于手写部分或手写稿，必须用蓝黑或碳素墨水，使用钢笔或毛笔书写，要求字迹工整、图样清晰、纸质优良，幅面大小要按国家统一格式，签字手续完备。

（三）文件材料整理后，应由各部门的档案工作人员负责组卷，并将本部门负责人审查签字后的案卷，随同移交清单，向学校档案馆移交归档。

（四）多个单位合作完成的项目，由主办单位负责立卷归档，并保存一套完整的档案正本，协作单位保存与自己承担任务有关的材料。

第二十一条归档时间

（一）学校党群、行政、教学、科研、出版、外事和能按年度归档的各类综合性文件，应在次年6月底前，将上一年度形成的文件材料归档；毕业生成绩总表应在毕业生离校当年年底前归档；

（二）财会档案：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年；

（三）科研类档案在项目完成后2个月内归档，暂不申报或中断、停止的课题，在课题结束或中断、停止后2个月归档；

（四）基建类档案在项目完成后3个月内归档；

（五）产品项目技术性文件材料在产品定型鉴定（或验收）后2个月内归档；在生产销售过程中产生的科技文件材料，由各有关部门按年度向技术管理部门移交，技术管理部门检查后于次年6月底前归档；因某种原因使工作中断的产品，应在中断后2个月内归档；

（六）设备验收完毕投入使用后2个月内归档，引进设备在索赔器满后2个月内归档；

（七）声像档案在完成制作后3个月内归档；毕业生照片（分班级）在毕业生离校当年年底前归档；

（八）实物档案在收集后3个月内归档；

（九）教工人事档案材料随时归档；

（十）学生档案由学院集中统一归档。其中，新生档案于每年11月底前完成归档；毕业生档案材料于毕业当年7月底前归档。

第二十二条档案的保管期限分为永久、定期两种，划分原则一般为：

（一）凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌、各项工作、具有长远利用查考价值的档案，列为永久保存；

（二）学校职能活动中形成的一般性文件材料，列为定期保存。定期一般分为30年、10年。

第六章 档案的管理

第二十三条学校档案馆在接收档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照规定的分类编号方案进行统一的分类、登记、编目、排列。

第二十四条涉密档案的密级分为：“绝密”“机密”“秘密”三级。

第二十五条已归档的档案材料需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审查核准，并在卷内备考表上签署意见（科研项目需填写《档案材料修改申请表》），交学校档案馆归档。

第二十六条单位撤销、合并及有关部门人员调动时，必须办档案和文件材料交接手续，不得私自带走或销毁应归档材料。

第二十七条对档案的收集、转递、保管、利用等情况进行统计，并编制档案工作基本情况表。

第二十八条档案库房要坚固，要做好“八防”工作，即防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁。

第七章 档案的开发和利用

第二十九条学校档案馆及各档案分室要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，逐步实现档案数字化管理，努力开发档案信息资源，积极主动做好服务利用工作。

第三十条未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公开档案。

第三十一条学校各部门查阅本部门归档档案，经办人可直接到档案馆查阅；查阅非本部门归档的重要档案，必须履行审批手续，经归档部门负责人和档案馆馆长同意后，方可查阅利用。

第八章 档案的鉴定和统计

第三十二条档案鉴定工作由学校档案馆、有关业务部门和校保密部门组成鉴定小组。

第三十三条销毁档案，应登记造册，经学校分管档案工作领导批准后，方可存毁。销毁档案时，必须有两人以上监销，并在销毁清册上签字。

第三十四条学校档案馆指定专人负责统计工作，建立健全各类档案台账，并按上级主管部门及学校要求进行定期的综合或专项统计分析，向上级有关部门报送档案统计数据。

第九章 考核、奖励和处罚

第三十五条学校建立档案工作检查和评估制度，对档案工作成绩突出的部门和个人（专职或兼职），给予表扬和奖励。

第三十六条建立健全档案工作年度考核制度，并纳入单位和个人年终考核范围。考核工作由党政办公室协调有关职能部门和业务部门进行。被考核单位以立卷部门为对象，个人以兼职档案人员为对象。

第三十七条 根据《高等学校档案管理办法》的规定，有以下行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第十章 附 则

第三十八条本条例由学校档案馆负责解释。

第三十九条本条例自公布之日起执行。